TEFRA Terminfracht in Fellbach:
Seit 25 Jahren zur richtigen Zeit am richtigen Ort

In diesem Jahr feiert die TEFRA Terminfracht ihr 25jähriges Bestehen in einem hart umkämpften Markt.

Das Kurierunternehmen hat sich auf europaweite Eiltransporte, Direkttransporte und Sonderfahrten von 1 bis 24.000 Kilogramm spezialisiert. Die TEFRA verfügt über eine vielfältige Fahrzeugpalette: Vom PKW bis hin zu großen LKWs mit bis zu 40 Tonnen. Neben der Größe variieren die Fahrzeuge auch in der Ausstattung – so ist nahezu jeder Transport möglich, auch Spezialanforderungen.
Eine weitere Besonderheit ist der Rund-um-die-Uhr-Dienst: 24 Stunden am Tag an 7 Tagen in der Woche ist die TEFRA erreichbar. In diesem Zusammenhang ist auch der spezielle Pick-up-Service erwähnenswert: Egal, ob Wochenende oder Mitternacht – die TEFRA kümmert sich um dringend benötigte Ersatzteile. Geschulte Arbeitskräfte entnehmen die angeforderten Teile selbstständig aus dem Ersatzteillager, verpacken sie und bringen sie dann direkt zum gewünschten Ort.

Das Qualitätsmanagement-System der TEFRA wurde nach DIN EN ISO 9001:2000 zertifiziert.



Auch Firmengründer Milan Manhalter hat in diesem Jahr einen guten Grund zum Feiern: einen „runden Geburtstag“ und seinen Eintritt in den (Un)Ruhestand. Bevor er abtaucht, hat er nochmal „aus dem Nähkästchen“ geplaudert…

Wir schreiben das Jahr 1994: Milan Manhalter hat etwas ins Leben gerufen, das man heute als Startup bezeichnen würde. Er sitzt mit einer Mitarbeiterin, mit zwei Computern und vier Telefonen in einem Büro. So ausgestattet schickt er ein paar Menschen mit unterschiedlich großen Fahrzeugen durch ganz Europa.

Der Fahrdienst transportiert in seinem Fahrzeug nicht nur Ware, die von hier nach dort gebracht werden muss – auf dem Beifahrersitz steht eine große Kiste mit Stadtplänen und Straßenkarten, nicht nur von Deutschland sondern auch von umliegenden Ländern: Italien, Frankreich, Polen, Tschechien, Österreich, Schweiz, England.

Für die Personen, die im Auftrag der TEFRA Waren befördern, sieht der Arbeitsalltag so aus: Es gibt einen Lieferschein mit der Adresse, an der das Fahrzeug mit der Ware zu einem bestimmten Zeitpunkt sein muss. Der Weg dorthin ist kein leichter: Karten müssen gelesen werden, Straßen müssen gesucht werden und nebenher ist noch auf den Verkehr zu achten. Manchmal muss auch angehalten und mühsam die Beifahrerscheibe heruntergekurbelt werden, um Einheimische nach dem Weg zu fragen.

Auch das Büroteam der TEFRA braucht Land- und Straßenkarten, um Fahrten sinnvoll zusammenzustellen, um die Kosten eines Transports im Vorfeld kalkulieren zu können und um dem Fahrdienst eine Route vorzuschlagen. Wichtig ist ein guter Orientierungssinn, geografische Kennnisse und die Fähigkeit, schnell Entscheidungen treffen zu können. Die Entfernungen werden auf Landkarten addiert – daraus ergibt sich der Preis für einen Transport. Außerdem werden sinnvolle Routen für die jeweiligen Transporte zusammengestellt.

In Kurierunternehmen ist es die Disposition, kurz „Dispo“ genannt, die Touren für die Fahrzeugflotte einteilt, plant und die Erledigung überwacht. Dabei werden gleichzeitig Informationen zur Abrechnung und Qualitätssicherung von erbrachten Leistungen gesammelt.

Ein Umbruch ist zu diesem Zeitpunkt bereits spürbar: Eine Entfernungssoftware ist seit 1992 auf dem Markt – das markiert den Beginn einer Veränderung, ist aber anfangs noch sehr teuer. Im Laufe der Zeit werden diese Programme immer billiger und nach und nach wird Software Landkarten verdrängen.

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Fünf Jahre später wird es eine weitere Innovation geben: Laderaumbörsen für Kuriere im Internet. Speditionen kennen ein ähnliches System bereits seit einigen Jahren – für LKW hat es sich zu diesem Zeitpunkt bereits etabliert. Aber für kleinere bis mittelgroße Fahrzeuge ist es neu: mit Angabe von Daten wie Ladekapazität und Standort vergrößert sich der Zugriff auf Fahrzeuge enorm. Das Speditionshandbuch, ein dicker Wälzer, mit dem sich Disponenten bis dahin analog ein eigenes kleines Netzwerk für Rückladungen geschaffen haben, wird dadurch ergänzt.
Es können nun zusätzlich zu eigenen auch fremde Fahrzeuge von der TEFRA-Disposition eingesetzt werden – dadurch stehen europaweit mehr als doppelt so viele Fahrzeuge für Transporte zur Verfügung. Auch die TEFRA-Fahrzeuge können besser ausgelastet werden – sie fahren nicht leer sondern nehmen auch Rückladungen auf. Sonderfahrten können nun sowohl ökonomisch sinnvoll als auch ökologisch vertretbar eingesetzt werden.

Die Gründungs- und Anfangszeit der TEFRA fiel in eine Zeit des Umbruchs, auch in der Kurierbranche – Digitalisierung hat weitreichende Vereinfachungen von Prozessen ermöglicht.

Bis Mitte der 90er-Jahre waren die Transportunternehmen, die noch kein Autotelefon hatten darauf angewiesen, an jeder Raststätte eine Telefonzelle mit funktionierendem Telefon anzutreffen, um mit der TEFRA-Disposition Kontakt aufzunehmen. Die meisten verfügten zu diesem Zeitpunkt über Eurosignal, einen „Piepser“ wie ihn heute noch ärztliches Fachpersonal hat, mit dessen Hilfe die disponierende Person eine Aufforderung zur Kontaktaufnahme absetzen konnte. Allerdings musste bekannt sein, in welcher Region sich das Fahrzeug aktuell befindet. Die Anrufaufforderung erreichte das Fahrpersonal dann im Idealfall und es erfolgte schnellstmöglich der Anruf bei der TEFRADisposition von einer Telefonzelle aus, die aber manchmal gar nicht so leicht zu finden war. Der exakte Standort wurde mitgeteilt und ein neuer Abholauftrag entgegengenommen.

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Wir reisen in das Jahr 1995.
Ein typischer Arbeitstag in der TEFRA-Dispo-Zentrale:

Menschen sitzen an ihren Schreibtischen: vor sich Papier, Stifte, Auftragszettel, das dicke Speditionshandbuch, Tastaturen, Computermonitore und gedruckte Entfernungswerke – Straßen- und Landkarten – und hinter sich Dispowände. Auf jedem Tisch stehen außerdem zwei Telefone – eines für die eingehenden Anrufe, das nach Möglichkeit immer frei sein sollte und ein zweites für ausgehende Anrufe, also für die Disposition.

Das Kundentelefon klingelt. Ware soll abgeholt werden und zu einer Adresse gebracht werden. Am Anfang steht meist die Frage nach den Kosten. Das Gespräch wird zunächst beendet und anhand der Karten die zu fahrende Entfernung ermittelt, möglichst realistisch der Zeitaufwand geschätzt und die Fahrzeugkategorie, die für diesen Transport benötigt wird, bestimmt. Diese Parameter bestimmen den Preis, der umgehend – möglichst innerhalb von 15 Minuten – mit einem Rückruf genannt wird.

Das Telefon klingelt. Ware soll abgeholt und innerhalb eines vorgegebenen Zeitfensters zu einem klar definierten Ort transportiert werden. Zunächst müssen die Kosten ermittelt werden: Die TEFRA-Disposition ermittelt anhand eines Online-Kartenportals die zu fahrende Entfernung, schätzt möglichst realistisch den Zeitaufwand und bestimmt die Fahrzeugkategorie, die für diesen Transport benötigt wird. Diese Parameter bestimmen den Preis, der am Telefon sofort genannt werden kann. Stammkundschaft beauftragt meist direkt.
Das Telefon klingelt bei weitem nicht mehr so häufig wie damals – ca. 60% der Anfragen und Aufträge gehen heute per E-Mail ein. Auf Wunsch bekommt auch die TEFRA-Kundschaft Statusmeldungen per E-Mail – zum Beispiel die Auftragsbestätigung und auch Ladeinformationen wie „Ware geladen“ und „Ware entladen“.

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Und die Zukunft hat bereits begonnen – bereits jetzt ist es möglich direkt über das TEFRAKundenportal online Aufträge zu generieren. Die TEFRA-Disposition kontrolliert dann noch den Auftrag und weist ihn einem passenden Fahrzeug zu. Mittels Live-Ortung kann von allen verfolgt werden, wo sich das Fahrzeug mit der Ware befindet. Diese Möglichkeit wird auch zunehmend genutzt.

Auf einer interaktiven Karte kann mittels Ortung per GPS über das Smartphone live verfolgt werden, wo sich die Fahrzeuge befinden. Sofort nach Auftragserteilung wird das strategisch günstigste Fahrzeug mit einem der Ladung angemessenen Laderaum ermittelt und mit der Abholung der Ware beauftragt. Die Ware wird aufgeladen, transportiert, entladen – diese Fortschritte werden laufend an die TEFRA-Disposition kommuniziert.

Nach erfolgtem Transport wird der Ablieferbeleg entweder direkt durch das Fahrpersonal per Smartphone digitalisiert und zur Verfügung gestellt oder später dann vom TEFRA-Büroteam eingescannt und hochgeladen. Stammkundschaft der TEFRA kann nach dem Entladen Ablieferbelege und Rechnungen jederzeit einsehen.

In einem anderen Raum – getrennt von der hektischen, lauten Dispo – wird der Auftrag direkt mit einem PC des Netzwerks erfasst und die Rechnung erstellt. Diese kann direkt auf ein firmeneigenes Rechnungsportal hochgeladen, papierlos per E-Mail oder auf Wunsch auch noch per Post versendet werden. Bei jeder Rechnung ist die Beauftragung und der Ablieferbeleg hinterlegt und kann jederzeit auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Durch die Digitalisierung haben sich nicht nur Abläufe vereinfacht – sie wurden extrem beschleunigt.
Eine Dreiviertelstunde in der Dispo hatte vor 25 Jahren eine ganz andere Bedeutung als heute. Wo damals alles mit Verzögerungen verbunden war, findet heute Disposition in gewisser Weise „live“ statt.

Doch auch wenn vieles einfacher ist – manches gilt es nach wie vor zu beachten. Ein Effekt, den bereits die Königin von England bei ihrem Deutschland-Besuch 1965bemerkte, als sie Pferde suchte und Schiller in Marbach fand, kann nach wie vor beobachtet werden: in Deutschland haben manche Orte den gleichen Namen und sind nur anhand der Postleitzahl eindeutig zu identifizieren. Das ist der Grund, warum auch heute noch eine der häufigsten Fragen im Dispo-Büro der Tefra immer wieder die Frage nach der Postleitzahl ist.